Anais EnAJUS 2022
ISSN 2674-8401
Automatização de Rotinas Repetitivas dos Servidores do TJCE
Autoria: Ricardo Alexandre da Silva Costa, Miguel Mota dos Santos
Informações
Sessão presencial 18 - 26/10/2022, 08:00
Mediação: Olívia Alves Gomes Pessoa (Universidade Positivo)
Resumo
O Tribunal de Justiça do Estado do Ceará em parceria com a Universidade de Fortaleza – UNIFOR, e com a Fundação Cearense de Apoio ao Desenvolvimento Científico e Tecnológico – Funcap, por meio do Programa Cientista-chefe, desenvolveu em outubro de 2020 o robô Clóvis para incrementar a produtividade das Turmas Recursais da justiça cearense, que têm alto volume de trabalho. A criação do robô permitiu a execução de atividades mecânicas e repetitivas, indispensáveis ao regular trâmite processual, anteriormente desempenhadas, de forma manual, por servidores e magistrados, nos sistemas informatizados de tramitação. Após a implantação do robô, as mesmas atividades podem ser realizadas em menos tempo, liberando o usuário para outras atividades em paralelo com a execução do programa. Dentre as atividades realizadas pelo robô, destacam-se: a) movimentação automatizada dos processos julgados, que passam da tarefa “Aguardando Sessão de Julgamento” para “Assinar Inteiro Teor” em lote, para que os magistrados possam realizar a assinatura dos acórdãos; b) inclusão em lote dos processos selecionados para julgamento na “Relação de Julgamento” para composição da pauta, que costumam julgar mais de 300 processos por sessão; c) certificação do Trânsito em Julgado e movimentação de devolução dos autos digitais para o juízo de origem para início da fase de execução; d) assinatura de Decisões e Acórdãos por parte dos magistrados em lote; e) lançamento das movimentações no sistema PJe de acordo com os códigos dispostos nas Tabelas Processuais Unificadas do CNJ (em desenvolvimento). Ao final de toda execução, o robô apresenta um resumo analítico de sua efetividade naquela respectiva atividade, discriminando quais movimentações foram bem-sucedidas e quais apresentaram inconsistências. Também é feito o registro das movimentações em logs e prints, com todas as situações de inconsistência. Isso facilitará uma rápida identificação pelo servidor dos possíveis erros e como corrigi-los. O robô também tem a capacidade de atuar com múltiplas instâncias, ou seja, o mesmo robô poderá ser executado várias vezes ao mesmo tempo por diferentes servidores, ficando apenas limitado à capacidade da máquina que o executa. Com isso, é possível potencializar ainda mais o ganho de tempo de execução. A presente prática prática contribui para o aperfeiçoamento da justiça ao passo que com a automação desses procedimentos, tanto servidores quanto magistrados conseguem ganhar tempo para desempenhar, em paralelo, atividades intelectuais que envolvem análise processual ou atendimento do jurisdicionado enquanto as atividades mecânicas são executadas. Assim, é possível elevar o número de julgamentos, bem como a velocidade com que os expedientes de secretaria são realizados, garantindo maior produtividade e celeridade processual à sociedade que precisa demandar os Juizados Especiais. Não obstante, a execução pelo programa de demandas repetitivas propicia uma melhora na qualidade de vida dos usuários, ajudando a evitar doenças laborais como tendinite ou artrite, uma vez que há uma redução nas operações manuais repetitivas. A princípio, a ideia de automatizar procedimentos encontrou resistência pelas unidades jurisdicionais devido ao equivocado pensamento de que a automação acarretaria na eventual substituição de servidores e/ou magistrados. Todavia, após a implementação das primeiras atividades e divulgação em veículos de imprensa e redes sociais que a atuação do robô estava voltada para a realização de tarefas mecânicas e repetitivas, assim como após a apresentação dos resultados preliminares que demonstravam uma expressiva economia de tempo (onde tarefas que levavam horas para serem realizadas passaram a serem executadas automaticamente em poucos minutos), ficou claro que todos têm a ganhar com a tecnologia de robôs: operadores do Direito, partes envolvidas em demandas judiciais e a sociedade como um todo. Com esta iniciativa, ficou evidente que uma das chaves para aproveitar ao ma?ximo a transformac?a?o digital e assegurar o e?xito das mudanc?as que impactam os colaboradores de uma organização é o patrocínio direto e visível da Alta Administração. Esta deve garantir que todos os envolvidos adotem as estrate?gias adequadas para alcançar o propósito pretendido, bem como transmitir claramente como as mudanc?as afetam os funciona?rios, ajustar as expectativas e criar uma atmosfera positiva diante das mudanças. No momento, nas Turmas Recursais, há quatro robôs Clóvis em operação. Quando da realização da primeira execução de cada um deles foi possível constatar numericamente o ganho de tempo no desempenho das atividades. O robô que movimenta processos julgados em sessão para a tarefa de assinatura dos acórdãos moveu 300 processos em 40 minutos, o que levaria cerca de 3 horas para ser realizado manualmente por uma pessoa em dedicação exclusiva e ininterrupta a essa tarefa. O robô que inclui processos em uma relação de julgamento incluiu 225 processos em 22 minutos, o que levaria mais de 4 horas para ser realizado manualmente, podendo até ocorrer de um único servidor se ocupar o dia inteiro com tal atividade; o robô que certifica trânsito em julgado e devolve processos para origem foi capaz de executar a atividade de 200 processos em 4h, o que levaria cerca de 6 horas, mobilizando em torno de 7 servidores para sua conclusão; por fim, o robô que auxilia os juízes na assinatura de decisões e acórdãos, previamente revisados e finalizados, conseguiu assinar 30 acórdãos em 6 minutos, o que levaria mais de 40 minutos de forma manual. Todos esses dados quantitativos são relativos a rotinas executadas pelos servidores, e estão sendo baseados em uma única execução por servidor, para melhor entendimento. Restou evidenciada a celeridade com que os robôs executam tarefas repetitivas, possibilitando que, simultaneamente à sua execução, servidores e magistrados se dediquem a análises processuais em outros processos, acelerando expedientes e proferindo mais julgamentos em prol da sociedade. Frente ao sucesso do robô Clóvis, os cientistas seguem na parceria interinstitucional com o Tribunal de Justiça do Ceará aperfeiçoando e elaborando novos robôs, no intuito de expandir o projeto para que todas as unidades judiciais do Tribunal possam se beneficiar com a iniciativa
Palavras-chave
Robôs; automatização; inovação; produtividade; gestão de mudanças.PDF Todos os trabalhos desta edição