Anais EnAJUS 2024
ISSN 2674-8401
Gestão Automatizada do portfólio e dos projetos estratégicos do TRE-SP
Autoria: Regina Rufino, Luís Felipe de Oliveira Reis, Sueli Akemi Hayashi, José Leonardo Pereira Menoncin, Michelle Aparecida Pinto Mattos
Informações
Sessão 18 - 27/11/2024, 10:00
Mediação: Luis Carlos Garcia de Magalhães (Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada)
Resumo
A execução de iniciativas e projetos tem papel central na consecução dos macrodesafios pertencentes aos planos estratégicos de órgãos públicos e privados, e não seria diferente nos órgãos do Poder Judiciário, e, neste caso, no Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo (TRE-SP). Assim, durante a construção do ciclo 2021-2026 de sua Estratégia, o TRE-SP buscou fomentar a inclusão de projetos em seu Plano Estratégico Institucional. O mesmo foi feito em relação a seus planos táticos, que vêm a ser os instrumentos de desdobramento da Estratégia com foco na contribuição das diversas unidades da Secretaria aos macrodesafios previstos na Res. CNJ nº 325/2020 e no próprio Plano Estratégico deste Regional. Como resultado, estão sob acompanhamento da unidade de Planejamento Estratégico, hoje, 31 projetos, que compreendem 532 atividades a serem executadas até o fim da vigência do atual ciclo da Estratégia. Considerando-se que projeto é um conjunto de atividades temporárias e inter-relacionadas que conduzem a uma única entrega, é fundamental que a organização possua meios de acompanhar sua execução no que tange ao cronograma e ao orçamento estabelecidos. Para tanto, ainda que existam diversas ferramentas de gestão de projetos disponíveis, o TRE-SP deparou-se com desafios que impossibilitaram seu uso para monitorar a execução dos seus projetos, entre eles:1) As ferramentas de gestão de projetos disponíveis no mercado não necessariamente permitem a vinculação de um projeto ao atingimento de um macrodesafio, ou seja, tais softwares não necessariamente permitem o vínculo com a Estratégia;2) A inserção do status das atividades nessas ferramentas deve ser realizada pelas próprias áreas responsáveis, e funcionam de forma pouco intuitiva. Isso dificulta o controle das alterações realizadas nos cronogramas por parte da unidade de Planejamento, bem como carrega o risco de que a execução dos projetos fique subnotificada, dada a cultura incipiente no que tange à gestão de projetos de algumas áreas; e3) Os relatórios emitidos por tais ferramentas não são customizáveis de forma a atender às necessidades do TRE-SP. Ademais, durante construção do atual Plano Estratégico do TRE-SP, foi desenvolvida ferramenta de banco de dados que possibilitou a inserção de todas as informações relativas aos macrodesafios, como indicadores, variáveis, projetos, seus cronogramas e seu orçamento, permitindo, inclusive, a inclusão das datas previstas para a realização das atividades e as de efetiva conclusão. Desta forma, por meio de tal ferramenta, construiu-se uma série de rotinas de automação que permitiram que a gestão dos projetos estratégicos e táticos fosse realizada de forma efetiva, eficiente e totalmente customizável. Para a construção das rotinas de automação, foram adotadas as seguintes premissas:1) O banco de dados dos projetos deveria estar totalmente vinculado ao banco de dados da Estratégia, de modo que fosse possível acompanhar a evolução dos projetos por macrodesafio;2) A ferramenta de dados deveria ser intuitiva, de forma a permitir a continuidade frente à eventual rotatividade de servidores;3) A automação das tarefas deveria privilegiar a comunicação ágil e a facilidade da prestação de informação por parte das áreas gerentes dos projetos;4) Os relatórios deveriam ser totalmente customizáveis;5) A automação não deveria gerar nenhum custo adicional ao Tribunal; e6) A linguagem de programação utilizada deveria ser simples, ativa e compatível com outras linguagens e tecnologias. Seguindo as premissas acima, foram desenvolvidas rotinas de automação em linguagem Python que:1) Verificam, periodicamente, a existência de atividades atrasadas e enviam, automaticamente, e-mails personalizados às unidades gerentes dos projetos, solicitando informações sobre a realização das atividades em atraso;2) Geram, automaticamente, os gráficos de evolução de cada um dos projetos;3) Geram, automaticamente, o Relatório de Acompanhamento dos Projetos, permitindo que a Alta Administração conheça, de forma detalhada, a situação dos projetos acompanhados. A partir dessas informações, pode-se demandar das unidades gerentes dos projetos justificativas acerca de eventuais atrasos;4) Fornecem, automaticamente, as informações a serem disponibilizadas no Painel de Acompanhamento da Estratégia, dando transparência sobre o andamento dos projetos relacionados a cada um dos macrodesafios;5) Geram arquivo em formato de dados abertos, a ser divulgado no Portal da Transparência, acerca dos projetos, programas e ações desenvolvidos pelo tribunal, atendendo aos critérios de transparência exigidos pelo CNJ. Como vantagem adicional, as soluções de automação ora descritas ainda permitem o acompanhamento, de forma automática e tempestiva, do andamento dos planos de ação para o atingimento de metas de indicadores que tenham sido considerados deficitários pela metodologia própria de gestão da Estratégia do TRE-SP. Cabe destacar, ainda, que as tarefas agora automatizadas e realizadas de forma periódica, antes eram executadas de forma esporádica por servidores e servidoras, demandando horas de trabalho. Com a implementação da automação, que utiliza recursos gratuitos e, portanto, tem um custo incipiente, o retorno sobre o investimento (ROI) é extremamente elevado. Isso se deve, em grande parte, à significativa economia nas horas de trabalho dos servidores e servidoras qualificados. Além disso, as soluções de automação de tarefas também podem reduzir a necessidade de contratação de mais servidores e servidoras. Essa redução na demanda por mão-de-obra constitui uma enorme vantagem para a Administração Pública, otimizando os recursos disponíveis e melhorando a eficiência operacional. Considerando-se o sucesso obtido no acompanhamento dos projetos e dos planos de ação para atingimento dos indicadores, o TRE-SP adotará essas soluções como impulsionadoras da evolução da maturidade de sua governança. Pretende-se atingir tal intento por meio do desenvolvimento de planos de ação que visem aprimorar o grau de cumprimento das questões apresentadas pelo novo índice de avaliação de governança organizacional, o iESGo, sob responsabilidade do Tribunal de Contas da União – TCU. Utilizando-se a mesma estrutura de dados e automação aqui apresentada, será acompanhada a execução de cada um desses planos de ação, garantindo que a Administração possa avaliar os itens de governança que devem ser priorizados, bem como que direcione esforços para os itens considerados com maior atraso ou menor orçamento. Por fim, informa-se que o artigo completo a ser submetido em caso de aprovação do presente resumo conterá todos os elementos teóricos que embasaram a construção das soluções de automação e apresentará os detalhes de seu desenvolvimento bem como os benefícios alcançados com a sua implantação no âmbito do TRE-SP.
Palavras-chave
Gestão de projetos, automação, planejamento, governançaPDF Todos os trabalhos desta edição