Anais EnAJUS 2024
ISSN 2674-8401
Gestão de Riscos em Tribunais: o Caso do Plano de Continuidade de Negócios do TRE-SP
Autoria: Luís Felipe de Oliveira Reis, Regina Rufino, Taís Araújo Nascimento, Úver Pereira Millan Seibert
Informações
Sessão 12 - 26/11/2024, 16:00
Mediação: Pedro Miguel Alves Ribeiro Correia (Direção-Geral da Política de Justiça, Ministério da Justiça de Portugal)
Resumo
A geração de valor público deve nortear a condução dos trabalhos de qualquer órgão público. Esse valor é gerado por meio da execução de processos de trabalho finalísticos, amparados pelos processos de apoio e monitorados pelos processos de governança e gestão. No caso específico da Justiça Eleitoral, considera-se essencial que o funcionamento de seus processos fundamentais seja garantido sob qualquer circunstância, inclusive em situações catastróficas, assegurando-se a geração do valor público à sociedade. Para tanto, o Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo (TRE-SP) implantou o seu Plano de Continuidade de Negócio (PCN). A partir da definição dos processos críticos para a continuidade da geração de valor público em caso de desastre, foram definidas (1) as atividades preventivas capazes de impedir que os citados processos não sofram interrupção em caso de desastre, e (2) as atividades reativas, aptas a possibilitar o retorno à normalidade o mais breve possível quando a interrupção for inevitável. Dessa forma, o TRE-SP, além de aperfeiçoar seu sistema de gestão, assumiu publicamente o compromisso com a sociedade de manter seus principais processos em funcionamento mesmo em momentos críticos. Formalmente, o Plano de Continuidade de Negócio pode ser definido como um instrumento de gestão de riscos que permite que uma dada organização adote providências que a mantenham funcional em caso de desastre, dotando seus principais processos de trabalho de resiliência operacional. Toda a construção do Plano de Continuidade de Negócio do TRE-SP foi vinculada à Política de Riscos do órgão e apoiada em práticas de gestão colaborativa, garantindo o envolvimento das diversas áreas do tribunal. Para tanto, os trabalhos foram iniciados com a definição de um grupo de trabalho multidisciplinar, que acompanhou as oficinas de elaboração dos documentos que compõem o PCN. O processo seguiu duas fases. Na primeira, percorreu-se a cadeia de valor da organização em busca dos processos considerados mais críticos em caso de interrupção forçada. Nessa tarefa, foi utilizada a técnica conhecida por BIA, do inglês Business Impact Analysis (análise de impacto no negócio), que consiste justamente nessa investigação sistemática, dentro da cadeia de valor, para localizar os processos que causariam maior impacto negativo em caso de sua suspensão. Dentro dessa metodologia, foram elaboradas planilhas de cálculo destinadas à análise de cada um dos 90 processos da cadeia de valor do tribunal, para averiguar o impacto que sua interrupção causaria dentro das quatro categorias de impacto da Política de Riscos do TRE-SP, a saber: estratégico, imagem, conformidade e operacional. Esse impacto foi mensurado considerando-se hipóteses de interrupção de 1, 2, 3, 5, 10, 15 e 30 dias. Nas oficinas multidisciplinares, foram discutidos e levantados os valores correspondentes ao impacto total da interrupção de cada processo a serem inseridos nas planilhas, seguindo-se o seguinte raciocínio:1) Obtenção da média simples que a interrupção por determinado número de dias causa em cada uma das quatro categorias de impacto;2) Média ponderada dos valores obtidos no item anterior, com maior peso para os impactos causados nos primeiros dias de interrupção. Realizados os cálculos descritos, os processos foram classificados em ordem decrescente de impacto, permitindo-se à Administração decidir quais deles seriam selecionados para a elaboração dos planos que compõem a segunda fase de construção do PCN. Assim, foram selecionados os seguintes processos:Processos do Plano de Continuidade Operacional:PF 1.5 – Preparação das Mesas receptoras;PF 1.8 – Votação, apuração e totalização;PF4.1 – Autuação;PF 4.2 - Processamento de ações e recursos judiciais eleitorais;PA 1.3 – Suporte Operacional;PA 8.3 – Segurança da Informação.Processos do Plano de Recuperação de Desastres:PA 5.2 – Gestão da infraestrutura física – Secretaria;PA 9.4 – Gestão da infraestrutura física – Cartórios Eleitorais. Definidos os processos mais críticos na primeira fase, passou-se à segunda fase, na qual foram indicadas as atividades preventivas e reativas. Para tanto, foram realizadas novas oficinas interdisciplinares que conduziram ao levantamento das atividades preventivas, ou seja, aquelas que buscam impedir que o processo seja interrompido em caso de desastre, e reativas, isto é, aquelas que permitem que o processo seja retomado em caso de interrupção forçada. Nesta fase, além de se definir as atividades, realizou-se a verificação e indicação da responsabilidade sobre elas, por meio da ferramenta Matriz RACI, que elenca, para cada atividade, (1) os responsáveis pela sua realização/execução; (2) as pessoas que possuem autoridade para decidir sobre sua realização; (3) os que devem ser consultados sobre algum ponto específico; e (4) os que devem ser informados a seu respeito. A partir das informações compiladas, as atividades foram separadas por área de responsabilidade, seguindo-se à elaboração dos seguintes documentos:1) Plano de Continuidade Operacional – PCO, que lista, para cada área, todas as atividades preventivas sob sua responsabilidade, informando, inclusive, as áreas que devem ser consultadas ou informadas acerca de sua realização, bem como as unidades cuja autorização é necessária para que algum procedimento seja realizado; e2) Plano de Recuperação de Desastre – PRD, que lista, para cada área, as atividades reativas a serem realizadas em caso de desastre, com a finalidade de que os processos críticos sejam retomados o mais rapidamente possível. Estão no bojo do PRD, ainda, os procedimentos a serem adotados para a decretação de desastre, os contatos de emergência e o tempo determinado para a recuperação dos processos críticos. Incluiu-se, no Plano de Continuidade de Negócio, a governança de acompanhamento dos procedimentos, ou seja, os prazos que devem ser adotados a cada ano para a comprovação da realização das atividades preventivas bem como a atribuição de responsabilidades para tal acompanhamento, sem deixar de mencionar os responsáveis pela decretação de eventual desastre e pela distribuição e acompanhamento da realização das atividades reativas em caso de desastre. Por fim, informa-se que o artigo completo a ser submetido em caso de aprovação do presente resumo conterá todo o subsídio teórico que embasou a construção do PCN, bem como o detalhamento total dos passos de elaboração e os resultados obtidos a pós sua implantação no âmbito do TRE-SP.
Palavras-chave
Plano de Continuidade de Negócio, Gestão de riscos, Estratégia, governança, continuidadePDF Todos os trabalhos desta edição