Anais EnAJUS 2024

ISSN 2674-8401

Melhoria de Processos Organizacionais Usando Lean e Six Sigma: uma Aplicação em Vara Trabalhista

Autoria: DIVANDA LIMA DE FREITAS CAVALCANTI, CARLOS DAVID CEQUEIRA FEITOR

Informações

Sessão 20 - 27/11/2024, 10:00
Mediação: Karla Sousa da Motta (Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região)

Resumo

Melhoria de Processos Organizacionais Usando Lean e Six Sigma: uma Aplicação em Vara Trabalhista PALAVRAS-CHAVE: Six Sigma, Lean, Melhoria de Processos Organizacionais, Eficiência. Desde a edição da Emenda Constitucional nº 19/1998 (BRASIL,1988) o princípio da eficiência figura de forma expressa no art. 37 da Constituição Federal, e, a partir desse marco, os Órgãos Públicos, dentre eles os do Poder Judiciário, vêm buscando excelência nos serviços prestados à sociedade. Esse princípio Constitucional está em consonância com os objetivos de desenvolvimento sustentável da Agenda 2030 da ONU, especificamente o ODS 16 - Paz, Justiça e Instituições Eficazes (ONU, 2019), com destaque à construção de instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis. É nesse contexto de busca pela eficiência, fundamentado no princípio constitucional citado e em atendimento ODS-16, que se apresenta o presente trabalho do tipo: pesquisa empírica já concluída. A pesquisa consistiu em 03 fases: a apresentação de um roteiro elaborado para a melhoria de processos organizacionais de Unidade Judiciária; a descrição da aplicação deste roteiro em Vara do Trabalho (campo da pesquisa); e a apresentação de resultados decorrentes dessa aplicação. O roteiro elaborado teve como embasamento teórico a integração das abordagens Lean e o Six Sigma, além da teoria sobre melhoria de processos organizacionais. Esse sistema híbrido denomina-se Lean Six Sigma (SCHAFFER, 2016) e agrega essas abordagens, abstraindo delas os pontos fortes de cada um desses sistemas. Do Lean, produção enxuta do Sistema Toyota de Produção, traz a identificação e eliminação dos desperdícios encontrados no processo organizacional escolhido (TAPPING;SHUKER, 2010). E do Six Sigma traz o ciclo DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Implementar Melhoria e Controlar) que se trata de uma metodologia de melhoria de processos visando qualidade dos produto, que foi inicialmente aplicada na indústria para reduzir os defeitos de produção a quase zero (ECKES, 2009). Como método científico para a condução do estudo foi utilizada a pesquisa-ação (THIOLLENT, 2011). Essa metodologia foi aplicada para a construção do roteiro, onde se traçou um paralelo entre as etapas da pesquisa-ação com as etapas do modelo DMAIC. A pesquisa-ação também serviu de método científico para a aplicação do roteiro elaborado, na Unidade Judiciária onde a pesquisa foi desenvolvida. Como já explicitado, o roteiro elaborado teve como embasamento teórico a integração das abordagens Lean e o Six Sigma e se consistiu de um caminho a ser percorrido pela aplicação prática, demonstrando-se os passos e procedimentos que foram seguidos para essa aplicação, bem como as ferramentas que auxiliaram o desenvolvimento da trilha percorrida, conforme se verifica na Figura 1. Figura 1 - Caminho percorrido na aplicaçãoFonte: Elaborado pela Autora (2023) O Objeto da aplicação foi a melhoria de um processo organizacional identificado como problemático pela Unidade Judiciária campo da pesquisa, ressaltando que a escolha desse processo crítico se trata de passo da etapa Definir, deste roteiro. Como se observa na Figura 1, o roteiro conteve 17 passos, divididos em 7 blocos: Etapa prévia, composta dos passos: Sensibilização, Identificação de Problemas e Capacitação; Etapa Definir, nos quais os passos foram: Escolha do processo a ser melhorado, Definição das necessidades críticas para a qualidade e o Plano de Ação; Etapa Medir, composta pelos passos: Definição das métricas CTQs e Realização de Medições Iniciais; Etapa Analisar, com os passos: Mapeamento do estado atual do processo, Identificação dos desperdícios e oportunidades de defeitos e Identificação de causas raízes dos problemas; Etapa Melhorar, onde os passos foram: Apresentação de Soluções, Mapeamento do estado futuro do processo e Realização de medições finais; Etapa Controlar com as ações de controle para manutenção das melhorias; e por fim a Etapa Final composta pelos passos: comunicação de resultados e elaboração de relatório final. Para a aplicação desses passos foram utilizadas diversas ferramentas, tais como: Brainstorming, Árvore Crítico para a Qualidade, Plano de Ação - 5W1H, mapeamento de processos. Como coleta de dados, foram utilizados workshops, seminários e levantamento documental e observação participante. Os resultados apurados na pesquisa apontaram melhorias como a redução de tempo de pagamento do processo, redução de tempo que o processo leva para ir e voltar do CEJUSC para tentativa de conciliação. Também como resultado se verificou uma mudança de cultura organizacional na Unidade no sentido de que os servidores começaram a observar os processos de trabalho de forma integrada, buscando formas de trabalhar em colaboração com os setores internos e externos à unidade e buscando soluções para melhorar o fluxo de trabalho. Como contribuição, acredita-se que a pesquisa ora descrita poderá servir de ponto de partida para trabalhos futuros tanto no aprofundamento do uso do Lean Office, explorando outros desperdícios na atividade fim do Poder Judiciário; como também poderá ser aplicado o ciclo DMAIC em outros processos organizacionais das Unidades Judiciárias, inclusive de outros ramos da Justiça. REFERÊNCIAS BRASIL. Constituição Federal. Brasilia, DF, 1988. Disponível em: <https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm>. Acesso em: 28 mai. 2024. ECKES, G. A revolução Seis Sigma: o método que levou a GE e outras empresas a transformar processos em lucro. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2001. ONU. Os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável no Brasil. Organização das Nações Unidas. Brasil. [S.l.], 2019. 6 p. Disponível em: <https://brasil.un.org/pt-br/sdgs/16>. Acesso em: 20 Mai de 2024. SCHAFFER, A. Aplicação da metodologia lean six sigma para melhoria de um processo produtivo. 2016. 104 f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) — Universidade Federal do Rio Grande do Sul - ESCOLA DE ENGENHARIA, Porto Alegre, RS, 2016. TAPPING, D.; SHUKER, T. Lean Office: Gerenciamento do fluxo de valor para as áreas administrativas. 1. ed. São Paulo: Leopardo Editora, 2010. 186 p. THIOLLENT, M. Metodologia da pesquisa-ação. editora Cortez; 18. ed. São Paulo, 2011. 135 p.

Palavras-chave

Six Sigma, Lean, Melhoria de Processos Organizacionais, Eficiência.

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