Anais EnAJUS 2024
ISSN 2674-8401
Acrópole: O sistema para organização das decisões colegiadas no STJ
Autoria: Elaine Nóbrega Borges, Tereza Cristina Jurema Garrido
Informações
Sessão 14 - 27/11/2024, 08:00
Mediação: Adalmir de Oliveira Gomes (Universidade de Brasília)
Resumo
Desde sua criação, o Superior Tribunal de Justiça foi organizado como uma instituição de estrutura funcional hierárquica. Contudo, para além da estrutura funcional, havia a necessidade de instituição de colegiados numa composição matricial que pudesse envolver áreas técnicas para propor ações coordenadas. Por exemplo, na área de gestão de pessoas, decisões tomadas a partir do envolvimento das unidades de saúde, ética, capacitação e acessibilidade eram necessárias para uma visão mais abrangente da solução. Desta forma, historicamente foram sendo implementados colegiados para resolver problemas pontuais ou demandas regulamentadas por lei, como a instituição do Comitê de Proteção de Dados Pessoais.Nesse constante, em 2022 foram identificados 589 normativos vigentes que tratavam desses colegiados. Para além do risco de decisões antagônicas serem tomadas nessa estrutura não alinhada, era observada a necessidade de disciplinar a organização e o funcionamento dos colegiados das temáticas da governança; definir parâmetros conceituais nos normativos e fixar critérios para a criação, alteração ou extinção de colegiados. Outrossim, não existia um acompanhamento efetivo das produções desses colegiados, se haviam entregue o esperado, se tinham decisões implementadas ou até mesmo se já haviam exaurido suas atividades.Após a análise de todos os documentos e com foco na criação de um sistema de colegiados com foco na governança institucional foi criado um modelo de Governança Institucional implementado pela Resolução STJ/GP 22/2023 que embasou o modelo em 9 frentes com os seguintes princípios:I – equidade: tratamento justo e isonômico de todas as partes interessadas, considerando seus direitos, deveres, necessidades, interesses e expectativas;II – gestão participativa: adoção de processo decisório colaborativo, de forma colegiada, orientado pela estratégia do Tribunal e pela conformidade legal;III – prestação de contas (accountability): informação sobre a situação das contas e da atuação do Tribunal de forma clara, precisa, tempestiva e com responsividade;IV – responsabilidade: zelo pela viabilidade econômico-financeira e pela sustentabilidade do órgão, visando à sua longevidade;V – transparência: acesso às informações, dados e resultados com clareza e tempestividade, de forma a possibilitar a confiança, a participação e o controle social.O modelo instituído contava com uma análise da Governança e Gestão modelo inserido em anexo.E definia como áreas temáticas da governança os seguintes colegiados:I – Comitê de Governança de Compliance e Integridade;II – Comitê de Governança de Dados e Informação;III – Comitê de Governança de Direitos Humanos;IV – Comitê de Governança da Estratégia;V – Comitê de Governança do Orçamento, Contratações e Aquisições;VI – Comitê de Governança de Pessoas;VII – Comitê de Governança da Prestação Jurisdicional;VIII – Comitê de Governança da Segurança da Informação;IX – Comitê de Governança de Tecnologia da Informação e da Comunicação.Cabe a cada comitê temático:I – elaborar e manter atualizados os atos normativos relacionados à sua área da governança;II – definir e monitorar as diretrizes da governança relacionadas ao tema de sua competência;III – promover as melhores práticas de governança relacionadas ao tema de sua competência nas unidades administrativas do STJ;IV – realizar a revisão periódica das práticas de governança de sua competência; V – propor ações de capacitação sobre o tema governança e suas práticas; VI – monitorar o funcionamento dos colegiados de gestão relacionados; VII – cumprir outras atribuições relativas à governança que lhe forem conferidas pelo Comitê Executivo de Governança. Em políticas individualizadas, cada comitê temático foi definido em seus componentes e escopo. Esta é a estrutura de governança que, junto com a alta administração traça diretrizes para o modelo.Abaixo dela está a estrutura de gestão que é composta pelos colegiados de gestão e as próprias unidades organizacionais que, em termos gerais , devem planejar e controlar as ações a serem implementadas de acordo com as diretrizes de governança institucional.Após definir o modelo, voltou-se aos atos normativos identificados e a partir do estudo das normas foi criado modelo para um sistema de colegiados conforme a Instrução Normativa STJ/GDG 18/2023. Nela são definidos os tipos de colegiado: comitês, comissões e grupos de trabalho, a estrutura da norma e do processo que justifica sua criação e uma nova figura institucional: a Equipe de Secretariado e Apoio – ESA. Com o trabalho de rever e realocar colegiados, foram revogados 386 normas e revisados 23. Criou-se um sistema de gestão denominado: Acrópole.Nele é possível ter uma visão institucional dos colegiados vigentes e de sua subordinação, acessar as normas instituidoras e cada pessoa ao entrar no sistema consegue visualizar se faz parte de algum colegiado. Neste momento o problema da multiplicidade de colegiados, atribuições e tipos de constituição foi sanado. Persistia outra questão: como torná-los mais atuantes e com controle das próprias decisões e demandas?Assim, na etapa seguinte do aplicativo, houve o tratamento dessas questões com a criação do Módulo de Gestão de Integrante. Neste módulo, pode-se fazer a gestão dos itens em tratamento pelo colegiado. No fluxo de trabalho, a ESA uso o aplicativo para marcar reuniões que podem ser síncronas ou assíncronas; presenciais, virtuais ou híbridas. As reuniões síncronas demandam as pessoas conectadas ao mesmo tempo realizando discussão de itens. Os itens são atualizados, deliberados e ao fim dessas reuniões já se pode fazer a geração da ata com aprovação dos presentes atribuindo responsabilidades para os itens e prazos de encerramento. Até a próxima reunião, os responsáveis pelo cumprimento podem entrar no aplicativo e reajustar o status do item. Assim, para a próxima reunião podemos gerar pautas com os itens atualizados dispensando o trabalho de ficar procurando as deliberações anteriores em atas anteriores para criar uma nova pauta com as pendências. Este modelo também facilita a geração dos relatórios dos trabalhos do colegiado ao final do ano para a prestação de contas.Outra possibilidade que o módulo traz é a realização de reuniões assíncronas. Funcionam como um plenário virtual onde itens são colocados para votação e os integrantes podem entrar no melhor momento para avaliar uma cartilha, por exemplo, e dizer se concordam ou não com o proposto. Ao final, os votos são consolidados pelo ESA e também é gerada uma pauta automática com a decisão do colegiado.Mas sempre há oportunidade de melhora! Estamos desenvolvendo um aplicativo para celular onde a votação poderá ser feita de forma mais rápida e a intenção é criar um canal com a instituição de modo que as pessoas ou unidades que não fazem parte do colegiado também podem propor itens para discussão, como questões para serem discutidas pelo Comitê Gestor de Proteção
Palavras-chave
colegiados, governança, gestãoPDF Todos os trabalhos desta edição