Anais EnAJUS 2024
ISSN 2674-8401
Relato do GTT para Atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos Digitais do TJRN
Autoria: Vanessa Maria de Oliveira Accioly Maia, Josikleia Micharly do Nascimento Silva Bezerra, Adriana Carla Silva de Oliveira, Michellson Costa de Lima Cordeiro
Informações
Sessão 27 - 28/11/2024, 09:00
Mediação: Edson Ronaldo Guarido FIlho (Universidade Federal do Paraná)
Resumo
Resumo: O presente artigo tem por objetivo descrever as boas práticas da gestão documental adotadas pelo Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte, à luz da Lei Geral de Proteção de Dados, a Política de Gestão Documental no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte e as diretrizes das tabelas de temporalidade de documentos judiciais e administrativos do Conselho Nacional de Justiça. Com o intuito de alcançar tal objetivo, emprega-se a pesquisa de natureza aplicada, método indutivo, com abordagem do problema qualitativo, objetivo descritivo e exploratório. Para tanto, a pesquisa refere-se a relato de experiência vivenciada por servidores do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, a partir de procedimentos técnicos bibliográfico e documental, no escopo de analisar sistemas estratégicos que armazenam documentos judiciais e administrativos nesse âmbito, para classificação e definição de prazos de guarda dos dados digitais, pessoais, bem como, o controle de acesso. Ao final, apresenta-se um diagnóstico para que, após o mapeamento dos ativos (sistemas e bancos de dados) pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC), seja possível constituir o inventário das tipologias dos dados e metadados, e sugerir a temporalidade de guarda e sua eliminação no ambiente digital em conformidade com Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Palavras-chave: Gestão documental; Dados digitais; Tabela de Temporalidade; Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais; Controle de acesso. 1 INTRODUÇÃO A era digital trouxe consigo uma transformação profunda na maneira como as instituições gerenciam suas informações. Com a crescente digitalização dos documentos, a necessidade de atualizar as tabelas de temporalidade de documentos tornou-se urgente, especialmente, diante do desafio de adequar-se à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), bem como ao Objetivo do Desenvolvimento Sustentável (ODS)16, que prima pela construção de instituições eficazes e responsáveis.Este estudo visa explorar as experiência do Grupo de Trabalho Técnico instituído para a atualização daquelas tabelas, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, considerando os parâmetros definidos pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e a Política de Gestão Documental do PJRN, bem como para elaboração de classificações específicas para dados digitais, dados pessoais e mecanismos de controle de acesso, abordando as implicações para a segurança da informação e a privacidade dos indivíduos. 2 OBJETIVOS DA PESQUISA O objetivo central desta pesquisa é descrever o processo de atualização das tabelas de temporalidade de documentos das áreas administrativa e judicial do PJRN, bem como o procedimento de mapeamento dos ativos (sistemas e bancos de dados) pela área de governança da SETIC, o qual constituirá o inventário das tipologias dos dados e metadados para a classificação e indicação de prazos de guarda e eliminação no ambiente digital e, ainda, a respectiva regulação para controle de acesso àqueles dados. 3 METODOLOGIA A pesquisa adotou uma abordagem qualitativa, utilizando estudos de caso das Tabelas de Temporalidade Documental, nas áreas administrativa e judicial do TJRN, com o apoio de um Grupo de Trabalho multidisciplinar e multissetorial, composto por representantes do Núcleo de Assessoramento Especial da Presidência do TJRN (NAEP); Secretaria Geral (SG); Núcleo Permanente de Avaliação e Gestão Documental; Memória, Informação e dados Públicos (NUGEDID); Gabinete de Segurança Institucional (GSI); Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC); Secretaria de Gestão Estratégica (SGE) e Secretaria Judiciária (SJ), responsáveis pela tipologias e ciclo de vida dos dados digitais e pessoais que irão compor as novas tabelas de temporalidade de documentos do TJRN, pela análise da segurança da informação e relatórios de implementação das políticas de acesso. 4 RESULTADOS E DISCUSSÃO Os resultados preliminares indicam que a atualização das tabelas de temporalidade de documentos e a definição de novos critérios para dados digitais e pessoais irão contribuir significativamente para a conformidade com a LGPD e para o reforço das políticas de segurança da informação e da proteção de dados pessoais. No entanto, alguns desafios foram identificados, como a ausência temporária de arquivista para a validação de um novo Plano de Classificação e TTD - Área Administrativa que substituirá o Anexo II da Resolução TJRN nº 20/2018, o que será suprido com a iminente convocação de candidato(a) dessa área aprovado(a) no último concurso para servidor do TJRN. A discussão também enfatiza a importância de uma formação contínua dos envolvidos e de uma revisão periódica das classificações e prazos estabelecidos, adotando-se, convencionalmente, sempre o maior período de armazenamento diante da ausência de assunto e no caso de colisão de prazos entre as TTDs do CNJ e do TJRN. 5 CONCLUSÃO A experiência de atualização da tabela de temporalidade documental e a elaboração de critérios para dados digitais e pessoais pelo GTT revelam um avanço significativo na gestão de informações em ambientes judiciais e administrativos do PJRN, o que favorece e fomenta a ideia de se promover instituição eficazes e responsáveis, corroborando com o objetivo 16 (ODS). Embora desafiador, o processo visa garantir a proteção dos dados pessoais e a eficiência administrativa.Desse modo, sugere-se que o TJRN continue a investir em tecnologias de informação e na capacitação de seus servidores e colaboradores, adaptando-se continuamente às novas exigências legais e tecnológicas acerca da gestão arquivística de documentos digitais. REFERÊNCIAS Brasil. (2018, 14 de agosto). Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Recuperado de http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709.htm. Conselho da Justiça Federal (CJF). (2023). Gestão Documental. Recuperado de http://www.cjf.jus.br/cjf/unidades/gestao-documental. Conselho Nacional de Justiça (CNJ). (2023). Sistema de Gestão de Tabelas Processuais Unificadas (SGT). Recuperado de: https://www.cnj.jus.br/sgt/versoes.php. Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro (CGJ/RJ). (2023). Consulta Tabela de Temporalidade. 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Palavras-chave
Gestão documental; Dados digitais; Tabela de Temporalidade; Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais; Controle de acesso.PDF Todos os trabalhos desta edição