Anais EnAJUS 2024
ISSN 2674-8401
Sistema Integrado de Planejamento
Autoria: Luís Felipe de Oliveira Reis, Regina Rufino, Simone Alcides do Nascimento, Ana Regina Nakamura, Carla Carolina Balan
Informações
Sessão 06 - 26/11/2024, 14:00
Mediação: Eloisa Torlig (Observatório de Acesso à Justiça)
Resumo
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ), por meio da edição da Resolução CNJ nº 325/2020, estabeleceu as diretrizes a serem adotadas pelos órgãos do Poder Judiciário na elaboração de seus planos estratégicos para o sexênio 2021-2026, como a aplicação da metodologia BSC e o desenvolvimento dos seguintes elementos:a) Missãob) Visãoc) Valoresd) Macrodesafiose) Indicadores de desempenho O Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo (TRE-SP), durante a construção do seu plano estratégico para o ciclo 2021-2016, buscou desenvolver um instrumento que, além de atender aos requisitos trazidos pelo CNJ, dotasse a sua Administração de ferramentas mais efetivas para a tomada de decisão. Dessa forma, considerou-se necessária a adoção de um número maior de indicadores de desempenho para cada um dos macrodesafios, além do acompanhamento sistemático dos projetos a eles atrelados. Ainda, a fim de estimular o desenvolvimento da gestão tática, fomentou-se a utilização de planos táticos pelas diversas Secretarias do Tribunal, com indicadores e projetos também atrelados aos macrodesafios, de forma que cada gestor de Secretaria pudesse compreender o nível de contribuição de sua unidade à Estratégia, e assim melhor orientar suas decisões. Além disso, os indicadores do plano estratégico foram categorizados como de esforço ou de resultado, a fim permitir melhor compreensão quanto ao atingimento de cada um dos macrodesafios. A partir dessas decisões, foram construídos o Plano Estratégico Institucional e 8 planos táticos, que resultaram em 31 projetos e 97 indicadores de desempenho estratégicos e táticos. Cabe apontar que a adoção de um plano estratégico com quantitativo ampliado de indicadores e projetos e de planos táticos a serem acompanhados pela unidade de Planejamento permite uma maior efetividade no monitoramento da execução de tais instrumentos, mas também apresenta alguns desafios, os quais passa-se a listar:? Como fornecer à Administração, de forma tempestiva, o grau de atingimento de cada macrodesafio, por meio de uma metodologia que compare o percentual de atingimento das metas de todos os seus indicadores de resultado?? Como permitir que a Administração conheça, de forma efetiva e tempestiva, as perspectivas futuras de atingimento dos macrodesafios, por meio de uma metodologia que analise o atingimento dos indicadores de esforço?? Como operacionalizar o cálculo do grau de cumprimento de cada um dos 8 planos táticos estabelecidos?? Como acompanhar, em tempo real, a execução dos projetos? Para que se tenha uma ideia do desafio apresentado, a análise de todos os indicadores envolve a apuração de 249 variáveis a cada semestre, sendo que o Relatório de Desempenho da Estratégia deve ser elaborado em cerca de 30 dias após o envio de tais variáveis. A solução proposta envolveu a elaboração e a aprovação do Sistema Integrado de Planejamento – SIP, por meio de portaria que regulamentou a metodologia de avaliação dos macrodesafios e estabeleceu um sistema de alertas. Dessa forma, a Administração é comunicada sempre que os indicadores e projetos não atingirem um percentual mínimo de sua meta, conforme descrito abaixo:· Alertas para os Macrodesafioso Não atingimento do macrodesafio§ Média do atingimento dos indicadores de resultado menor que 70%o Instabilidade no atingimento do macrodesafio§ Média do atingimento dos indicadores de esforço menor que 55%o Comprometimento futuro no atingimento do macrodesafio§ Média do atingimento dos indicadores táticos menor que 50%o Não realização dos projetos estratégicos§ Mais de 40% dos projetos em atraso de execução· Alertas para os Objetivos Estratégicoso Não atingimento do objetivo estratégico§ Média do atingimento dos indicadores de resultado menor que 70%o Instabilidade no atingimento do macrodesafio§ Média do atingimento dos indicadores de esforço menor que 65%· Alertas para os Indicadores de desempenhoo Não atingimento da meta do indicador de resultado§ Percentual de atingimento da meta do indicador de resultado menor que 60%o Não atingimento da meta do indicador de esforço§ Percentual de atingimento da meta do indicador de esforço menor que 55% Além disso, a operacionalização da sistemática de análise exigiu a construção de uma estrutura de dados adequada que armazenasse todas as informações relativas a macrodesafios, indicadores de resultado, de esforço, táticos e projetos, permitindo a automatização dos procedimentos de geração dos relatórios e das rotinas de acompanhamento. Considerando-se que todo esse desenvolvimento seria realizado pela própria equipe da unidade de Planejamento, era fundamental construir essa estrutura de dados em software de operação intuitiva. Assim, a escolha pela utilização do MS-Access para a estruturação do banco de dados foi guiada pela preocupação em não agregar complexidade desnecessária ao processo. O software oferece como vantagem, ainda, a interface gráfica de fácil utilização e a desnecessidade de conhecimento prévio em linguagem de programação. Dessa forma, estruturou-se um banco de dados em formato MS-Access contendo os elementos funcionais do planejamento estratégico, sendo eles: (1) Macrodesafios; (2) Objetivos estratégicos; (3) Indicadores de desempenho e táticos e suas respectivas variáveis; (4) Projetos e seus respectivos cronogramas de atividades; e (5) Processos da arquitetura de processos. Também foram incluídos elementos complementares à Estratégia, mas cuja vinculação ao plano estratégico justificava sua inclusão, como riscos dos processos e atividades do Plano de Continuidade do Negócio. A estrutura de tabelas e relacionamento do banco de dados também foi cuidadosamente projetada para permitir a maior integração entre as informações e o maior escalonamento possíveis. Esse formato trouxe a possibilidade de que os elementos funcionais do planejamento fossem agregados gradativamente ao banco de dados. Desse modo, aplicados todos os conceitos descritos, foi possível:1) Automatizar a geração do Relatório de Desempenho da Estratégia, permitindo que todos os 189 gráficos sejam gerados via código e emitindo o relatório de forma rápida, efetiva e em tempo recorde;2) Automatizar a atualização do painel de acompanhamento da Estratégia, que tem seus dados atualizados tão logo aprovado o Relatório de Desempenho da Estratégia;3) Automatizar a geração dos alertas de desempenho, segundo a tabela de alertas já mencionada, permitindo que a Administração determine a implementação de planos de ação para o atingimento dos indicadores ou projetos em desacordo com a Estratégia;4) Automatizar a geração dos relatórios de acompanhamento dos planos táticos;5) Acompanhar, em tempo real, a execução de todos os projetos estratégicos e táticos. Por fim, informa-se que o artigo completo a ser submetido incluirá informações sobre todo o processo de elaboração da Portaria TRE-SP nº 143/2021, bem como sobre a construção das rotinas de automação e os elementos teóricos que embasaram o desenvolvimento dos instrumentos de planejamento do TRE-SP, apresentando um panorama dos problemas enfrentados, das soluções propostas e dos resultados obtidos no âmbito do TRE-SP.
Palavras-chave
Planejamento Estratégico, Governança, Planejamento, automaçãoPDF Todos os trabalhos desta edição